Les comptes clients – règles et principes de base

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Les comptes clients – règles et principes de base

Le crédit à la clientèle constitue sans contredit l’une des pierres angulaires du processus de mise en marché des produits et services d’une entreprise. En effet, lorsqu’une entreprise consent du crédit à sa clientèle, elle accroît l’accessibilité à ses produits et services et, de ce fait favorise l’accroissement de ses ventes.
Cependant, il ne suffit pas d’accorder du crédit à sa clientèle pour réussir en affaires, encore faut-il percevoir les sommes dues à la suite de l’octroi d’un crédit.
Vu l’importance d’une telle transaction au sein de l’entreprise commerciale, celle-ci se doit d’en gérer efficacement le processus. D’où l’importance, pour les gestionnaires de l’entreprise, de bien maîtriser les différents aspects commerciaux, économiques et juridiques s’y rapportant. Les quelques commentaires suivants se veulent un rappel des fondements préliminaires devant précéder l’ouverture d’un compte client.
Toute entreprise doit se doter d’une politique de crédit et analyser et réviser régulièrement le risque que représentent les différentes catégories d’acheteurs.
Qu’elle soit grande, moyenne ou petite, l’entreprise doit s’outiller d’une politique de crédit claire et concise reflétant parfaitement l’administration interne de l’entreprise. Les politiques de crédit varient évidemment selon la taille de l’entreprise, sa clientèle ainsi qu’en fonction de sa structure juridique.
Afin de réduire le volume de ses mauvaises créances à l’égard de ses comptes clients, l’entreprise devrait suivre les étapes suivantes avant d’accorder un crédit à un de ses clients :

  1. la demande d’ouverture de crédit;
  2. l’enquête; et
  3. l’établissement d’une marge de crédit.

Tout crédit doit faire l’objet d’une demande d’ouverture de crédit, via la signature d’un formulaire permettant d’obtenir des renseignements sur l’entreprise qui fait la demande de crédit. Ainsi l’outil indispensable pour amorcer une enquête concernant un nouveau client, est le formulaire de demande d’ouverture de crédit. À cet effet, il est préférable que le formulaire de demande d’ouverture de crédit soit signé et qu’il inclue une mention selon laquelle le signataire autorise le créditeur à obtenir et échanger tout renseignement concernant son crédit. En effet, en vertu du Code civil du Québec, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, certaines de ces informations constituent des renseignements personnels qui ne peuvent être recueillies et utilisées que conformément aux dites lois.
En outre, on peut également prévoir, à même le formulaire de demande d’ouverture de crédit, que l’entrepreneur ou l’un de ses principaux dirigeants fournira au créditeur un cautionnement personnel. Le formulaire de demande d’ouverture de crédit, en plus de colliger les informations pertinentes à l’enquête et à l’établissement de la marge de crédit, pourrait comporter la mention suivante :
« Les informations ci-dessus sont données afin d’obtenir une marge de crédit et sont véridiques. Je m’engage à acquitter mon compte dans une période de 30 jours ou tel qu’expressément convenu. Un intérêt de //////////////// % par mois (////////////% par année) peut m’être exigé sur tout montant échu.
Je reconnais que la présente demande de crédit est faite au nom de la compagnie et/ou la raison sociale ci-dessus mentionnée et en mon nom personnel. J’accepte de me porter conjointement caution de toutes dettes qui auraient été crées par la compagnie et/ou la raison sociale envers /////////////////////////////////////////// et je renonce au bénéfice de discussion.
J’autorise toute personne, tout service d’informations financières ou tout autre fournisseur de crédit à fournir à ////////////////////////////////////// tous les renseignements dont cette dernière peut avoir besoin de temps à autre pour vérifier les renseignements fournis dans les présentes et j’autorise l’échange de renseignements de crédit avec des tiers en tout temps à des fins de vérification de la solvabilité et d’enquêtes sur les fraudes.
Tout différend ou désaccord en vertu de la présente convention sera déterminé conformément aux lois en vigueur dans la Province de Québec et les Parties conviennent que toutes procédures judiciaires à être entreprises seront instituées et entendues devant les tribunaux ayant juridiction dans le district judiciaire de /////////////////////////////////////////// où les Parties élisent le présent domicile. »

Conclusion

Avec toute l’information pertinente, obtenue lors de l’ouverture du crédit, ainsi qu’un engagement ou un cautionnement personnel de l’un des principaux dirigeants, il sera plus facile de recouvrir une créance. Plus est, lors de l’ouverture du compte, le client est souvent avide d’obtenir une ouverture de compte. En conséquence, ce sera le moment opportun pour demander, sinon exiger, un cautionnement personnel. Plus tard, lorsque la relation d’affaires est bien établie, il est habituellement plus difficile d’obtenir une telle concession de la part du client.

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